Workspace Analytics – Wie Sie Wechselarbeitsplätze optimal planen und den Change-Prozess begleiten

Dieser Beitrag zu Workspace Analytics und Wechselarbeitsplätzen erschien zuerst am 16. Dezember 2020 im STAR COOPERATION News Blog.

Corona zwingt uns alle, unsere Arbeitsform zu überdenken und weiterzuentwickeln. Viele Kollegen sind mehr oder minder dauerhaft im Homeoffice und kommen nur ins Büro, wenn sie Präsenztermine haben. Daher stellt sich einerseits die Frage, wie viele Büroarbeitsplätze und Meetingräume überhaupt notwendig sind, und andererseits, wie viele Büroarbeitsplätze zu Wechselarbeitsplätzen umgewandelt werden könnten.

Einsparpotenzial durch Wechselarbeitsplätze

Durch Wechselarbeitsplätze ergibt sich ein enormes Einsparpotential. Gerade in einer Phase, in der die finanzielle Lage vieler Unternehmen eher düster ist, kann das verhindern, Personal abbauen zu müssen. Die Effizienz der Mitarbeiter wird beibehalten, während die Ausgaben sinken.

Die Wegrationalisierung von festen Büroarbeitsplätzen und die Einführung von Wechselarbeitsplätzen kann aber nicht aus heiterem Himmel erfolgen. Solch unangekündigte Änderungen lassen Widerstand entstehen. Das wiederum führt zu Unzufriedenheit und geringerer Produktivität – nachvollziehbare Reaktionen, die die Lage jedoch weiter verschlimmern. Ein Change-Prozess muss professionell begleitet werden, um erfolgreich zu sein.

Datenbasierte Entscheidungsgrundlage mittels Sensoren

Eine professionelle Begleitung allein reicht für die Einführung einer neuen Arbeitsform nicht aus. Vielmehr gilt es herauszufinden, wie viele und vor allem welche Büroarbeitsplätze eingespart und durch Wechselarbeitsplätze ersetzt werden können. Dabei helfen datenbasierte Fakten.

Mit LoRaWAN-Sensoren an Büroarbeitsplätzen lässt sich DSGVO-konform die Anwesenheit einer Person an einem Platz messen. Diese Daten können gesammelt und ausgewertet werden, um verschiedene Fragen eindeutig zu beantworten:

  • Welcher Arbeitsplatz ist wie lange besetzt?
  • Zu welchen Uhrzeiten und an welchen Tagen sind welche Arbeitsplätze belegt?
  • Welche Arbeitsplätze sind ständig belegt?
  • Welche Arbeitsplätze sind kaum belegt?

Diese Informationen sind hilfreich, um eine Entscheidungsgrundlage für die Einführung von Wechselarbeitsplätzen und Einsparung von Büroarbeitsplätzen zu bilden. Sie sind aber noch nicht ausreichend. Im nächsten Schritt muss geklärt werden, welche Arbeitsplätze tatsächlich aufgelöst werden können und welche finanziellen Einsparungen sich daraus ergeben.

Auslastungsanalyse via Dashboard

Mit unserem Workspace Analytics Dashboard beantworten wir genau diese Fragen. Das Dashboard liefert uns die nötigen Informationen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Es bereitet die Daten zur Auslastung detailliert auf und veranschaulicht sie in einer übersichtlicher Benutzeroberfläche. Somit können wir bedenkenlos entscheiden, welche Arbeitsplätze zu Wechselarbeitsplätzen umgewandelt werden und welche Büroarbeitsplätze eingespart werden können.

Die nächste Entwicklung ist ein intelligentes Buchungssystem, das sowohl Wechselarbeitsplätze reserviert als auch erkennt, welche tatsächlich belegt sind.

Setzen Sie bei der Einführung von Wechselarbeitsplätzen auf verlässliche Daten!

Erzählen Sie uns von Ihren Herausforderungen und Ideen. Wir begleiten Sie gerne in Ihrem Change-Prozess. Für die Messung und Analyse Ihrer Büroauslastung stellen wir Ihnen sogar unsere Infrastruktur zur Verfügung, so dass Sie sich um nichts kümmern müssen. Kontaktieren Sie uns bei Fragen, Anregungen oder zur Vereinbarung eines ersten unverbindlichen Kennenlernens.

Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

Dr. Richard Kolodziej
Senior Consultant
E-Mail: richard.kolodziej@star-cooperation.com
Telefon: +49 7031 6288-3257

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