Ordnung, Produktivität und Zufriedenheit

Ordnung ist, wenn man nicht suchen muss.

Der Akt des Suchens ist uns Menschen so zuwider, dass wir sehr viel Zeit dafür aufbringen, Ordnung zu schaffen. Manche behaupten gar, die Hälfte unseres Lebens. „Ordnung ist das halbe Leben.“ Ich verstehe diesen Spruch nicht so, als müsse man das halbe Leben Ordnung halten sondern eher, dass man das halbe Leben verliert, wenn man keine Ordnung hält. Man ist einfach so lange beschäftigt mit Suchen.

Wir suchen nur ungern nach Objekten oder auch nach Antworten. Wir wünschen uns Ordnung in Dingen und Gedanken. Klarheit und Eindeutigkeit. Man braucht ein System, dem man vertrauen kann. Sei es ein Wochenplan aus Papier, ein Ringordner, ein Aktenschrank, ein digitaler Kalender oder andere Software auf dem Smartphone/Computer. Das Buch und die gleichnamigen Methode „Getting Things Done“ von David Allen ist an sich sehr empfehlenswert. Es war anstrengend das Buch durchzuarbeiten und wenn man diese Methode vollständig umsetzen möchte – und wenn man dies macht wird man wirklich produktiv und hat mehr Freizeit – dann muss man sich einem straffen Regime unterwerfen. Im Internet findet man reichlich Informationen dazu, wenn man nur nach „GTD“ sucht. Verschiedene Webseiten und Programme für Computer und Smartphone.

Die Kernideen sind psychologisch fundiert:

Projekte und Aufgaben differenzieren

Erkennen von größeren Projekten und deren Aufgaben, die es zu erledigen gibt. „Urlaub buchen“ ist ein Projekt mit dem die meisten etwas anfangen können. Jetzt kann man ein Projekt so groß fassen wie man möchte aber es sollte noch eine sinngemäße Einheit sein. „Urlaub machen“ wäre ein Projekt was beim Buchen startet und beim Auspacken Zuhause endet, also viel zu groß. „Urlaub buchen“ ist als Aufgabe sehr diffus, besteht selbst wiederum aus verschiedenen Aufgaben wie „Abklären, wohin es gehen soll“, „Abklären, was es kosten kann“, „Abklären, welcher Zeitraum geeignet ist“, „Angebote suchen“, „Angebote vergleichen“, „Glaubwürdigkeit des Anbieters überprüfen“, „Qualität des Hotels und Urlaubsorts überprüfen“ … Reichlich Aufgaben für das Projekt „Urlaub buchen“ die es erst einmal zu identifizieren gibt. Einzelne Aufgaben werden zu sinngemäßen Projekten geordnet. Es ist immer deutlich was ich wofür erledigen muss.

Aufgaben sammeln

Alle, aber auch wirklich alle, unerledigten Aufgaben/Projekte die einem im Kopf schwirren und an die man sich immer dann erinnert, wenn man sie gerade nicht erledigen kann, in ein System dem man vertraut schreiben. Aus dem internen System Kopf, in ein anderes System vollständig externalisieren. Es gibt keinen Unterschied zwischen privaten und geschäftlichen Aufgaben. Es gibt nur Aufgaben die man irgendwie bearbeiten will. Hiermit wird das Arbeitsgedächtnis entlastet, da man nicht immer wieder an unerledigte Aufgaben denken und sie im Gedächtnis halten muss. Es werden geistige Kapazitäten frei, die man für andere Aufgaben nutzen kann, wenn man sich denn nicht einfach durch die neu gewonnene geistige Freiheit entspannen möchte.

Kontext hinzufügen

Man hat nun Projekte und dazu reichlich Aufgaben. Es ist eine kognitive Erleichterung, wenn man an Aufgaben in dem Kontext denkt, in dem man sie tatsächlich erfüllen kann. Mir hilft es wenig mich im Supermarkt von meinem Smartphone daran erinnern zu lassen, dass ich noch eine wichtige E-Mail schreiben muss. Viel hilfreicher wäre es, wenn ich daran erinnert werden würde, wenn ich sowieso am Computer sitze. Dieses Konzept ist in der Psychologie als „scaffolding“ bekannt und beschreibt ein hilfestellendes Gerüst beim Lernen und Arbeiten. Alle Aufgaben die zwangsläufig zu irgendwelchen Projekten gehören werden mit einem Kontext markiert damit man sie wiederfindet und erledigen kann, wenn man sich gerade in diesem Kontext befindet. Hier wird gerne die Schreibweise @Computer, @Telefon oder @Institut  etc. verwendet.

Workflow

Das ist das Kernstück von GTD welches man immer wieder online findet ohne nähere Erklärungen: Kurz gesagt kann man mit Aufgaben die man als „actionable“ (man kann etwas damit machen) identifiziert hat auf dreierlei Weise umgehen:

  1. Sofort erledigen wenn es weniger als 2 Minuten dauert.
  2. Delegieren und mit „warten auf“ markieren, damit man weiß, dass man noch auf etwas wartet.
  3. Verschieben und es später wieder hervorholen.

Natürlich kann man auch Aufgaben einfach wegwerfen und erledigtes archivieren, falls man noch einmal darauf zugreifen möchte. Die Idee ist hier ähnlich der Eisenhower-Methode in der man Aufgaben in einem Vierfelderschema dringend/nicht dringend und wichtig/nicht wichtig einordnet und dementsprechend prioritisiert und abarbeitet.

 

Ob man nun diese Methode tatsächlich voll durchzieht, bleibt einem selbst überlassen. Es ist jedoch wirklich aufwendig, wöchentlich alle Aufgaben und Listen durchzugehen und wirklich alles zu erfassen. Für denjenigen, der das wirklich leisten kann und möchte, führt es zu mehr Produktivität und mehr Freizeit und Zufriedenheit. Man kann sich gut ein paar Aspekte aus der Methode herauspicken ohne gleich alles straff umsetzen zu müssen. Aufgaben die man innerhalb von 2 Minuten sofort erledigen kann, sofort zu erledigen, weil die Erinnerung daran mehr Zeit frisst, als die tatsächliche Erledigung, ist beispielsweise sehr ratsam. Ich fand auch den Gedanken hilfreich, dass es kein „Zeitmanagement“ als solches gibt sondern nur ein „Aufgabenmanagement“, da Zeit einfach vergeht und man sie nicht managen kann.

Bei so vielen Aufgaben fragt man sich, was man denn noch alles tun muss. Man muss dieses tun, man muss jenes tun. Man spricht immer vom Müssen aber nie vom Wollen.

Es gibt kein Müssen, es gibt nur Wollen.

Ich muss keine Aufgabe erledigen, selbst wenn mir jemand eine Pistole an den Kopf hält. Ich will in diesem Fall eine Aufgabe erledigen, weil ich die anderweitigen  Konsequenzen vermeiden möchte. Letztlich die Anwendung von psychologischen Verhaltensmodellen wie dem SORKC-Modell oder dem SOEVK-Modell. Wenn man das eigene Denken von Müssen zu Wollen umstellt, dann fällt einem die Erledigung von – vor allem unliebsamen – Aufgaben leichter. Niemand kann einen zwingen etwas zu tun, man denkt kurz über den Grund nach, warum man es vielleicht doch tun sollte und entscheidet sich freiwillig dafür oder dagegen. Aufgaben werden somit weniger als extern aufgedrückt sondern viel mehr als intern ausgewählt angesehen. Die Erfüllung fällt einem wesentlich leichter.

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