Business Intelligence/Analytics und Business Dashboards

Von meinem Dissertationsprojekt ausgehend, welches sich vereinfacht gesagt um effizientes Informationsdesign für effektive Verhandlung dreht, liegt die Forschung zu Business Intelligence/Analytics und besonders Business Dashboards nahe. Bei beiden Forschungsrichtungen werden Daten visuell dargestellt, mit dem Ziel einer vorteilhaften Verhaltensänderung. In diesem Beitrag möchte ich die Begriffe Business Intelligence/Analytics und Business Dashboards etwas erläutern und ihren grundlegenden Nutzen, auch für Kleinunternehmen, hervorheben.

Business Intelligence

Business Intelligence und Business Analytics sind Synonyme. Wenn man nach Informationen zu unterschieden sucht, wird man kein zufriedenstellendes Ergebnis finden. Manchmal ist Business Intelligence eine Teilmenge von Business Analytics und manchmal sind Business Analytics eine Teilmenge von Business Intelligence. Letztlich meinen beide das selbe und sind, wenn man die Umsetzung durch digitale Technologien ignoriert, so alt wie der Handel selbst:

Die Nutzung von Daten zur Steuerung des Geschäfts.

(Ich schreibe bewusst öfter „Geschäft“ als „Unternehmen“ weil „Unternehmen“ für mich etwas größer und unpersönlicher klingt, ich jedoch anfänglich angedeutet habe, dass auch Kleinunternehmen, oder eben einfache „Geschäfte“, durchaus einen Nutzen von diesen Themen haben.)

Am Ende des Monats oder zum Jahresende hat man geschaut, wie viele von welchen Produkten man verkauft hat oder auch wie häufig man welche Dienstleistung erbracht hat. Aufgrund dieser Information hat man sein Geschäft gesteuert: Man hat mehr Produkte einer bestimmten Sorte angeboten, weil sie gut liefen oder man konzentrierte sich bei Dienstleistungen stärker auf einen bestimmten Bereich.

Das waren früher lange Tabellen von Zahlen und es sind heute noch viel längere Tabellen von Zahlen. Da man vor dem Einsatz digitaler Technologien alles händisch aufzeichnen musste und die Auswertung solcher Tabellen zwar mit größerem Umfang auch genauere Handlungsweisungen lieferte aber eben auch umständlicher wurde, hatten die aufgezeichneten Daten damals nur einen Bruchteil des Umfangs der heute digital aufgezeichneten Daten. Heute ist es ein Leichtes, Geschäftsdaten digital aufzuzeichnen und man kann, wenn die Strukturen zur Aufzeichnung von Geschäftsdaten einmal vorhanden sind, ohne Mehrkosten eine immense Menge an unterschiedlichen, steuerungsrelevanten Daten erfassen. Natürlich hat nicht pauschal jede Aufzeichnung von Daten Sinn, man konzentriert sich hierbei auf die sogenannten „key performance indicators“. Das sind die ermittelten Kernindikatoren für die Feststellung des Geschäftserfolges und sind handlungsweisend für die Steuerung des Unternehmens (z. B. verkaufte Stückzahl, Zufriedenheit der Kunden, Dauer der Produktion, Kosten für Neuentwicklungen). Ihren Ursprung haben sie in der Balanced Scorecard, einem etablierten Werkzeug zur Unternehmenssteuerung.

Business Intelligence Plattformen sind Software, der man solche Geschäftsdaten füttert, sie diese auswerten und die daraus Geschäftsberichte destilieren, welche dann zur Steuerung des Unternehmens verwendet werden. Viele Anbieter versuchen das Einstiegsniveau für die Nutzung solcher Software immer weiter zu senken, so das man keine außergewöhnlichen Kompetenzen für deren Nutzung mitbringen muss. Hierbei helfen verständliche Visualisierungen von Information.

Business Dashboards

Business Dashboards sind untrennbar mit Business Intelligence verbunden. Jede Business Intelligence Plattform hat Mittel, Kernindikatoren und andere Daten auf unterschiedliche Weisen so zu visualisieren, dass sie die Geschäftsbereiche bewusst machen, bei denen Handlungsbedarf besteht. Das ist auch genau das Thema meiner Dissertation.

Auf Englisch sagt man Dashboard, auf Deutsch sagt man Cockpit. Wie als würde man im Auto sitzen und auf dem Cockpit Geschwindigkeit, Benzinstand etc. verfolgen und dementsprechend das Fahrzeug steuern, nutzt man das Business Dashboard um ein Unternehmen zu steuern. Verschiedene Visualisierungen (Liniendiagramme, Balkendiagramme, im besten Fall auch „bullet graphs“ und bitte kaum Tortendiagramme) zeigen an, wie der aktuelle Stand des Geschäfts ist. Man kann sich die Zahlen der letzten Jahre visuell aufbereiten lassen, so dass man anhand der Höhe eines Balkens sehen kann, dass mehr oder weniger verkauft wurde oder anhand einer roten anstatt grünen Farbe sieht, dass etwas stark abweicht. Das besondere an Business Dashboards ist aber, das der aktuelle Ist-Wert einfach und im Vergleich zu einem Soll-Wert dargestellt wird. Nur so lässt sich ein Geschäft effektiv steuern. Bei einem Auto ist der Benzinstand von letzter Woche zwar für den Treibstoffverbrauch interessant aber für die momentane Steuerung eines Fahrzeugs wäre der aktuelle Benzinstand wesentlich wichtiger.

Durch eine geeignete Visualisierung in Business Dashboards müssen keine Tabellen mit Daten kognitiv verarbeitet werden. Die Visualisierung reduziert viele Informationen auf eine, für die Steuerung wesentliche Aussage. Dadurch spart man sich viel Zeit und Energie.

Stephen Few hat ein sehr empfehlenswertes und wissenschaftlich fundiertes Buch zu Business Dashboards und Information Dashboards im Allgemeinen geschrieben: „Information Dashboard Design“. Zudem ist sein Blog sehr lesenswert und viele Informationen in dem eben genannten Buch lassen sich auch in verschiedenen, frei zugänglichen Publikationen auf seiner Webseite finden.

Auf deutsch gäbe es das Buch Visual Business Analytics: Effektiver Zugang zu Daten und Informationen“ von von Jörn Kohlhammer, Dirk U. Proff und Andreas Wiener. Hier konnte ich bisher nur kurz reinblättern und auf den ersten Blick sieht es sehr informativ aus, aber leider auch sehr schwerfällig. 

Verfügbare Software

Tableau ist laut dem Gartner „Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms“ für das Jahr 2016, eine der führenden Business Intelligence Plattformen auf dem Markt. Alle die einen Studentenausweis haben, können sich kostenfrei eine Einjahreslizenz für die aktuellste Version von Tableau sichern.

Darüber hinaus gibt es noch reichlich andere Plattformen.

Business Intelligence (mit Business Dashboard):

Business Dashboards (mit rudimentärer Business Intelligence):

Für die Analyse und Visualisierung von Daten gäbe es mit der statistischen Programmiersprache R und den unzähligen, freien Zusatzpaketen ein sehr mächtiges aber nicht ganz so komfortables Werkzeug. R ist open source und ich benutze es seit Jahren für die Auswertung von Forschungsdaten.

Nutzen für Kleinunternehmen

Die Nutzung der im Geschäft anfallenden Daten ist nicht sehr schwer, aber auch hier muss man zunächst Zeit und Energie investieren. In der Regel verfügt man bereits über reichlich Informationen über Kunden, Produkte und Transaktionen nur sind diese nicht an einem Ort zusammengefasst und werden auch nicht effektiv genutzt. Kleinunternehmen müssen auch gar keine Business Intelligence Plattform verwenden, ein gewöhnliches Tabellenkalkulationsprogramm genügt für den Anfang völlig! Die Rohdaten werden in Tabellen gespeichert, in verknüpften Tabellen verrechnet und dann mit verschiedenen Visualisierungen dargestellt.

Es geht hierbei weniger um die Nutzung bestimmter Programme sondern mehr um die Mentalität:

Es fallen sowieso reichlich Daten an, man muss sie nur sinnvoll und gewinnbringend nutzen wissen.

Wer bereit ist bestehende Daten zu verwenden, der wird mit vergleichsweise geringem Aufwand viele nützliche Informationen erhalten, welche für eine gewinnbringende Steuerung des Geschäfts verwendet werden können.

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